Инструкция (руководство пользователя) по работе с программным обеспечением digital.sfpe v1.8.Х

Инструкция опубликована по состоянию на конец 2025 года. Поскольку ПО digital.sfpe постоянно дорабатывается, в него внедряются новые функции и возможности для пользователей, данное руководство пользователя может не отражать самые последние изменения. Просим вас пользоваться актуальной инструкцией readme.pdf, которую можно скачать по ссылке вверху каждой страницы нашего сайта.

1. Назначение ПО, преимущества

ПО digital.sfpe предназначено для систематизации и автоматизации многих рутинных процессов лицензиатов МЧС России. Полностью автоматизирован процесс подачи уведомлений лицензиатами МЧС посредством портала Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/609985/1/form) о начале и окончании работ, представляющих собой лицензированные виды деятельности. Требование о подаче уведомлений актуально с 01.03.2022 и вытекает из Положения о лицензировании деятельности по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений, которое было утверждено Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2020 года № 1128.
ПО digital.sfpe в 7-9 раз ускоряет процесс подачи сведений на портале Госуслуг, в разы снижает вероятность механической ошибки, исключая человеческий фактор при множественном ручном заполнении форм уведомлений, обеспечивает структурированное хранение уведомлений. Особенно актуально применение ПО digital.sfpe при подаче большого количества уведомлений, когда речь идет не о 2-3 уведомлениях в день. Ведь уведомлений подается много, каждый вид работ по договору подается отдельным уведомлением, а это в среднем 3-4 уведомления на один договор. Также, у многих лицензиатов на 1 января каждого года происходит массовое перезаключение договоров. В такой ситуации ПО окажет незаменимую помощь специалистам, подающим уведомления в МЧС. Кроме этого, ПО digital.sfpe выполняет сервисные функции: контролирует наступление сроков периодического подтверждения соответствия лицензионным требованиям, сроки поверки вашего инструмента, сроков повышения квалификации сотрудников и ответственных за работы по лицензии МЧС, аттестатов ваших проектировщиков и за пару месяцев до их истечения напомнит о необходимости поверки или обучения, осуществляет форматный и логический контроль заполняемых на Госуслугах полей, подсказывая в каких полях пользователь вводит некорректные данные, и многие другие.

Важно – ПО digital.sfpe никуда не отправляет, кроме портала Госуслуг (делает это только по команде пользователя и под его полным контролем), Аршина (проверяет сроки поверки), сервиса получения данных из ЕГРЮЛ по ИНН заказчика (получает наименование заказчика и его адрес) и реестра лицензий МЧС (для получения даты выдачи лицензии), никакие данные из базы данных. ПО не сохраняет какие-либо регистрационные данные пользователя, не использует облаков и промежуточных серверов. ПО digital.sfpe при своей работе периодически производит обмен регистрационными данными вашей копии ПО с нашим сервером подписок для подтверждения легитимности подписки и сроков ее использования.

ПО digital.sfpe прошло процедуру государственной регистрации программы для ЭВМ в Федеральной службе по интеллектуальным правам РФ (Роспатенте). Программному обеспечению digital.sfpe присвоен номер регистрации (свидетельства) RU2024662768

2. Важные замечания по использованию ПО, технические требования:

• Для корректной работы с порталом Госуслуг у физического лица, работающего с ПО, должны быть: – подтвержденная учетная запись руководителя или сотрудника на портале Госуслуг
– полностью оформленный личный кабинет организации на портале Госуслуг, памятку можно найти по ссылке - https://www.gosuslugi.ru/help/faq/company_profile/kak_sozdat_uz_ul
– руководитель выдает доверенность на портале Госуслуг на подачу заявлений от имени юрлица физическому лицу, которое будет подавать уведомления, подробнее по ссылке - https://www.gosuslugi.ru/help/faq/company_profile/4188 или выполняет эти функции сам – у доверенного физического лица должна быть оформлена усиленная ЭП.
Алгоритм действий - https://86.mchs.gov.ru/deyatelnost/gosudarstvennye-uslugi/podrobnyy-poshagovyy-algoritm-deystviy-dlya-vseh-kategoriy-zayaviteley-pri-poluchenii-gosudarstvennyh-uslug-v-oblasti-pozharnoy-bezopasnosti-v-elektronnom-vide-cherez-edinyy-portal-gosudarstvennyh-i-municipalnyh-uslug-funkciy
• Корректная работа ПО digital.sfpe обеспечивается совместным с ней использованием следующего программного обеспечения (предустановленной операционной системы Windows 8.1(64 bit)/10(64 bit)/11 и интернет браузера - Mozilla Firefox актуальной версии). Windows 7(32/64 bit)/10(32 bit) и другие операционные системы, в том числе на мобильных устройствах, на данный момент не поддерживаются. Также вам потребуется корректно функционирующее подключение к сети Интернет.
• Работа электронной подписи на портале Госуслуг обеспечивается специальным ПО криптопровайдером, например, КриптоПро, которое должно быть установлено на компьютере и правильно настроено для работы с вашей ЭП, а также плагином Госуслуг IFCPlugin-x64.msi и его расширением, которые нужно скачать по ссылке https://ds-plugin.gosuslugi.ru/plugin/upload/Index.spr и установить.

❗️ Не скачивайте и не устанавливайте «Госплагин» и его расширения для браузеров на компьютере, на котором будете работать с ЭП на портале Госуслуг. Он не подходит для нашей услуги уведомления МЧС, корректно работать не будет и может конфликтовать с работающим плагином IFCPlugin.

• Программное обеспечение digital.sfpe поставляется в виде zip архива, который содержит исполняемый файл installer.exe Это установщик, который скачает само ПО digitalsfpe.exe и файл пустой базы данных contracts.db (в структуру базы данных вносить изменения запрещено). В случае отсутствия в папке с ПО корректного файла базы данных contracts.db ПО выдаст сообщение об этом и прекратит свою работу.
Ссылка для скачивания актуальной версии (это полный дистрибутив, не подходит для обновлений!): ПО digital.sfpe – https://digital.sfpe.ru/download/digitalsfpe_installer.zip
• Также installer.exe в каталог с ПО установит файл расширения addon-1.2.8-fx.xpi для браузера Mozilla Firefox для подписания документов ЭП на портале Госуслуг. Плагин и его расширения редко требуют обновления, в случае обновления их версии, мы будем выкладывать файл для замены на нашем сайте и сообщать о необходимости его замены в каналах поддержки. В случае отсутствия в папке с ПО файла плагина Госуслуг, ПО выдает сообщение об отсутствии файла, запускается, при этом будет ограничена возможность подписания уведомлений ЭП на портале Госуслуг.
• В каталог с программным обеспечением самим ПО автоматически будет скачан драйвер для браузера geckodriver.exe в версии, соответствующей версии вашего браузера Firefox. Драйвер для браузера при необходимости (если браузер обновился) ПО обновит до актуальной версии самостоятельно.

3. Установка программного обеспечения:

• 64 bit Windows 8.1/10/11 – операционная система должна быть уже установлена на компьютере
• Браузер – если у вас имеется установленный Mozilla Firefox, то нужно использовать его, если браузер не установлен, потребуется его скачать и инсталлировать, перейдя по ссылке - https://www.mozilla.org/ru/firefox/download/thanks/
• ПО digital.sfpe – скачайте с сайта архив и распакуйте installer.exe, который произведет установку ПО, в отдельный каталог/папку (пожалуйста, не используйте для размещения каталога ПО облачные диски (onedrive, google, yandex); системные папки /, windows, program files и т.д.; лучше если это будет отдельная новая папка с обычными правами на диске компьютера, например, на рабочем столе или в «Мои документы»). Запустите installer.exe и следуйте подсказкам.

❗️ Файл ПО, база данных, драйверы для браузера и расширения плагина для ЭП должны располагаться в одном каталоге, выделенном под расположение ПО. Неверно запускать ПО из архива, хотя в большинстве случаев Windows и позволяет это сделать, ПО не сохранит те изменения, которые вы будете производить.

❗️ Перед запуском ПО digital.sfpe обязательно отключите используемые VPN и прокси

4. Работа с программным обеспечением digital.sfpe:

• Запустите ПО двойным нажатием на файле digitalsfpe.exe, дождитесь открытия браузера Firefox и маленького окошка утилиты. В нормальном режиме запуска ПО не выдает никаких окошек с необходимостью подтверждения, в случае появления сообщений, обязательно внимательно их прочитайте и после этого нажмите ОК, в большинстве случаев это полезная информация, которая потребует от вас каких-либо действий. Маленькое окошко ПО не нужно полностью закрывать, его можно свернуть, чтобы оно не мешало заполнению данных, а при отправке уведомлений на портал вновь развернуть его.
• Система защиты Windows SmartScreen иногда может при запуске выдавать предупреждение, обычно это происходит, если ПО расположено не на локальном, а на сетевом диске, это нормально, в появившемся окне нужно нажать "Подробнее" и далее нажать "Выполнить в любом случае".
• При запуске ПО digital.sfpe редко, но выводит сообщение о несоответствии версий вэбдрайвера и браузера Firefox и прекращает дальнейшую работу. В этом случае нужно выйти из ПО, зайти в папку с ПО и удалить файл geckodriver.exe, зайти в Firefox, нажать три полоски в правом верхнем углу, далее – «Справка»/«О Firefox…», в первой строке информации о версии должно быть написано «Установлена последняя версия Firefox», если идет обновление или оно готово к установке, нужно его завершить/установить, чтобы надпись «Установлена последняя версия Firefox» появилась. После этого браузер нужно закрыть и запустить ПО digital.sfpe
• После первого запуска внесите предоставленный вам разработчиком регистрационный ключ, ваши ФИО, название организации и контактные ФИО и e-mail, номер лицензии МЧС и ОГРН/ОГРНИП в появившуюся форму. Заполнение всех полей нужно производить корректно, в случае выявления ошибок ПО работать полнофункционально не будет.

Важно! Регистрируйте вашу копию ПО на том компьютере, на котором вы будете ей постоянно пользоваться. ПО осуществляет привязку к «железу» вашего компьютера и перенести лицензию на другой компьютер будет возможным только по причине замены компьютера или его элементов, данная процедура выполняется по отдельной заявке разработчику. В случае, если вы введете некорректные данные, программа выдаст вам окно с информацией о возникшей ошибке и перейдет в демо-режим.

В демо-режиме вы сможете полноценно ознакомиться с интерфейсом ПО, заполнить справочники, создать уведомления, но отправка на портал Госуслуг будет ограничена. Процесс отправки можно практически полностью протестировать, но переданы будут только тестовые данные. Подписывать и отправлять эти данные в МЧС не нужно!!! Также в демо-режиме вы не сможете работать с несколькими лицензиатами в одной БД, а также запускать ПО в многопользовательском сетевом режиме.

После корректной регистрации с оплаченной подпиской ПО перейдет к полнофункциональной работе, включая отправку ваших уведомлений на портал Госуслуг.
• При приобретении одного регистрационного ключа подписки папка с ПО должна быть расположена на локальном несъемном диске компьютера, с которого будет производиться подача уведомлений на портал Госуслуг.
• В случае приобретения двух и более лицензионных ключей, ПО digital.sfpe может работать в сетевом многопользовательском режиме, все пользователи смогут оформлять уведомления в одной базе данных и отправлять каждый независимо от остальных уведомления на портал Госуслуг. Этот режим работы удобен, если вам нужно подавать действительно большое количество уведомлений и/или достаточно большое количество уведомлений в сжатые сроки, когда один специалист с одного рабочего места не справляется. Также, многопользовательский режим может быть полезен при обеспечении взаимозаменяемости на время отпуска и болезни, чтобы другой сотрудник с дополнительного рабочего места мог подготавливать и отправлять уведомления, и для руководителя, который со своего компьютера сможет контролировать работу сотрудников, отвечающих за уведомление МЧС о начале и об окончании работ.
Для подготовки ПО к многопользовательской работе необходимо провести следующие действия:
1.каталог (папку) с ПО и базой данных нужно разместить на диске, к которому будет открыт сетевой доступ;
2.открыть сетевой доступ к папке с ПО и БД, выдать полные права тем пользователям, с рабочих мест которых будет производиться доступ к ПО;
3.после этого можно с рабочих мест пользователей запускать digitalsfpe.exe непосредственно из сетевой папки и начинать работу в многопользовательском режиме. При первом запуске ПО с нового дополнительного рабочего места нужно будет его зарегистрировать. В «Панели настроек» на вкладке «Лицензия ПО digital.sfpe» нужно нажать кнопку «Добавить» и заполнить форму регистрации дополнительного рабочего места с полученным рег.ключом. ПО осуществит привязку подписки к дополнительному рабочему месту.

❗️ При работе в сетевом многопользовательском режиме ПО запускается несколько медленнее, чем в однопользовательском варианте на компьютере пользователя, это нормально.

❗️ Рекомендуем аккуратно пользоваться кнопками «Удалить» на вкладке «Лицензия ПО digital.sfpe», т.к. после удаления рег.ключа, соответствующее рабочее место перейдет в демо-режим.

• Пользователи, у которых имеются несколько компаний лицензиатов, могут работать с их уведомлениями в одном ПО и одной базе данных, при этом подписка на ПО должна быть оформлена на каждого из лицензиатов. Для удобства работы с уведомлениями разных лицензиатов в одной БД реализованы специальные метки и фильтры по ним.
❗️ Важно, не забывайте перелогиниваться в Госуслугах от имени соответствующего лицензиата при подаче уведомлений на портал.
❗️ Если вы планируете работать с уведомлениями двух и более лицензиатов только на одном компьютере, то рекомендуем каждого лицензиата вести в отдельной копии ПО, разложив их по разным папкам. Такой способ ведения проще и по настройкам, и по дальнейшему использованию, чем когда два и более лицензиата ведутся в одной базе.

• Перед началом работы с ПО необходимо заполнить справочные данные, перейдя по кнопке «Панель настроек» (№№ п/п проставлять вручную не требуется, система пронумерует записи автоматически):
– внесите ФИО и СНИЛС всех сотрудников, выполняющих работы на объектах. Сотрудникам можно задать виды работ, которыми они занимаются по-умолчанию, а также дату, до которой действует имеющееся у них удостоверение о повышении квалификации (если УПК несколько, то указываем ближайшее истекающее по сроку). В случае, если в штате компании есть аттестованные проектировщики, заполните поля номером аттестата в формате Т002-00101-ХХ/ХХХХХХХХ (знаки Х замените на ваши) и датой его выдачи. Это позволит в дальнейшем при заполнении карточек уведомлений не тратить время на заполнения данных «своих проектировщиков», а делать это в один клик выбирая их из выпадающего списка. После сохранения внесенных изменений даты, до которых действуют удостоверения повышения квалификации (УПК) сотрудников и даты аттестатов проектировщиков, будут окрашены в интуитивно понятные цвета, цветовая легенда размещена в верхней части таблицы. При запуске ПО контролирует сроки УПК и аттестатов и за 2 месяца до наступления сроков будет выдавать напоминания.
– внесите данные о лицензии (реестровый номер "Л014-00101-ХХ/ХХХХХХХХ", только ту его часть, которая идет после "Л014-00101-"), ФИО ответственного сотрудника за выполнение лицензионных видов деятельности, его СНИЛС и дату истечения действующего УПК аналогично сотрудникам
– заполните наименование инструментов и оборудования, необходимых для соблюдения лицензионных требований, а также номер свидетельства о поверке. По номеру свидетельства о поверке (его полный формат С-ХХХ/ДД-ММ-ГГГГ/ХХХХХХХХХ, можно пробовать ввести только цифры после последнего /, в большинстве случаев сработает) в ГИС АРШИН будет произведена онлайн проверка и в случае корректности, заводские (серийные) номера и даты поверки данного инструмента будут заполнены автоматически. Если вы получили сообщение об ошибке, проверьте корректность ввода номера свидетельства о поверке, попробуйте еще раз, при повторе ошибки введите остальные данные вручную. Важно - нужно указать виды работ, в которых задействован данный инструмент (выбираются из справочника), с учетом Приказа МЧС России от 31.07.2020 №571. Номера видов работ соответствуют их нумерации в Постановлении Правительства РФ, их можно уточнить на вкладке «Виды работ по лицензии МЧС». Инструмент привязывается к лицензии МЧС, если вы ведете в ПО более одного лицензиата, внимательно заполняйте это поле. После заполнения каждого поля обязательно подтверждайте ввод данных нажатием кнопки «Сохранить».

❗️ По-умолчанию c целью предотвратить случайное изменение настроек Панель настроек открывается в режиме readonly. Для того, чтобы вносить изменения в таблицы настроек, нужно вверху таблицы щелкнуть на галочку «Разрешить редактирование таблицы».

❗️ Портал Госуслуг имеет ограничение - по одному виду работ в одном уведомлении нельзя указать более 20 позиций инструмента. В ПО digital.sfpe реализована проверка этого ограничения и в случае попытки внести по одному виду работ более 20 инструментов при сохранении изменений ПО выдаст соответствующее сообщение и попросит скорректировать инструменты до 20 позиций на вид.

На странице Панель настроек/Инструмент, нажав кнопку "Проверить в АРШИНе", вы сможете в любое время увидеть по каким конкретно позициям инструмента сроки поверки требуют вашего внимания. Актуализация данных занимает некоторое время, в течение которого строки с инструментами будут менять свои цвета. Никак не выделяются инструменты с номерами свидетельства о поверке "не подлежит поверке" или введенные некорректно (их стоит проверить вручную), зеленым выделяются те позиции, по которым до истечения срока поверки осталось более 60 дней, желтым - при сроке до истечения поверки менее 60 дней, красным - просроченные. Для вашего удобства вверху странички выводится цветовая легенда (подсказка) по срокам поверки. Кроме того, после ручной проверки в колонке "Дата поверки" отражается дата, до которой по данным Аршина действительна поверка. Кнопка "Проверить в АРШИНе" после проверки меняет свой вид на "Сбросить результаты проверки" и позволяет очистить цветовую разметку и убрать даты поверки "До ", это удобно при необходимости повторно провести проверку инструментов и видеть ее прогресс.

❗️ Данные по видам работ и территориальным органам МЧС - служебные, поставляются заполненными от разработчика ПО и ручного заполнения (корректировки) от пользователя на момент начала работы с ПО не требуют. Пользователь может под себя изменить сокращенные наименования видов работ, длина должна быть не более 5-6 символов, а также скрыть лишние виды и регионы МЧС, есть возможность отсортировать их порядок отображения, чтобы в интерфейсе ПО виды и регионы указывались в удобном порядке.

• Удаление/изменение данных в справочниках «Панели настроек»
Ситуации, когда у лицензиата меняются лицензия, ответственный за лицензию МЧС, выводится из строя какой-либо из инструментов, увольняется сотрудник, достаточно частые. Разработчик рекомендует во всех этих случаях отражать изменения в «Панели настроек» ПО не путем корректировки значений существующих записей, а удалением (скрытием) старых записей и заведением новых. Это важно для обеспечения корректности отображения старых уведомлений, в которых использовались устаревшие лицензия, ответственный, инструмент или сотрудники. Программное обеспечение digital.sfpe такие ситуации корректно обрабатывает. В случае с сотрудниками, лицензиями и ответственными, если они никогда не использовались при отправке уведомлений, эти данные по кнопке "Скрыть" будут удалены безвозвратно. В случае, если хоть один раз эти данные были применены при отправке уведомлений, они будут помечены на удаление и скрыты, вы всегда сможете вернуться к ним нажав кнопку "Показать скрытые" и при необходимости восстановить их по кнопке "Вернуть". И удаление, и восстановление записей необходимо подтверждать кнопкой "Сохранить". В случае с инструментами, видами работ, главными управлениями МЧС, полного удаления не происходит никогда, только пометка на удаление и скрытие. Вернуть записи можно аналогично сотрудникам, лицензиям и ответственным.

• Порядок работы с ПО следующий:
Уведомление о начале работ. После заполнения «Панели настроек» можно переходить непосредственно к введению в базу данных сведений, необходимых для уведомления о начале работ. Главный экран ПО имеет вид таблицы, в которой отражаются все уведомления и основная информация о них. Обращаем внимание, что когда мы работаем по договору, перед номером стоит метка "Д.", если работаем без договора, то никакого символа не показывается. Кнопки управления, перехода в настройки, окно поиска, выбор фильтров расположены в верхней части экрана. В случае, если у вас накопится более 500 уведомлений/строк в таблице), рекомендуем воспользоваться разбивкой на страницы (пагинацией).
Нажмите «Создать новую запись». Если вы уже подавали уведомление по этому объекту/проекту, например по другому лицензионному виду, то облегчить заполнение форм поможет копирование, которое доступно по кнопке «Скопировать» в форме ранее отправленного уведомления. Обратите внимание на важные поля выбора: «Работы ведутся по договору» (галочка установлена – да, снята – без договора) и «Объект введён в эксплуатацию» (галочка установлена – да, снята – нет). Заполните/проверьте/скорректируйте последовательно все поля, кроме «Номер заявления о начале работ», «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)», «Дата уведомления об окончании работ» (можно заполнить, если точная дата окончания работ известна, ПО за 10 дней напомнит о своевременной подаче уведомления, а в дату окончания работ отметит это уведомление значком ⚠️), «Номер заявления об окончании работ», «Номер уведомления об окончании работ (от МЧС)». В поле «Вид выполняемых работ» можно выбрать только те виды работ, по которым в «Панель настроек/Инструменты» введен хотя бы один инструмент.

❗️ Комплект инструментов и средств измерения по каждому виду работ должен соответствовать приказу 571 МЧС. Поле «Дата заявления о начале работ» при создании карточки уведомления автоматически заполняется текущей датой. В случае, если вы в этот же день подадите заявление на портал Госуслуг, то эта дата будет и датой подачи заявления. Если вы подадите заявление позднее, то ПО актуализирует эту дату после подачи заявления на портал для того, чтобы вы понимали, когда это заявление было реально подано в МЧС.

Поля «Номер заявления» заполняются в 99% случаев автоматически сразу же после отправки заявления на портал, если они не заполнились, то их можно заполнить вручную.
При заполнении полей «Дата договора» и «Дата начала работ (без договора)» ПО контролирует сроки, отведенные нам 1128-ПП. В случае, если срок подачи уведомления нарушен, будет выведено предупреждение. Пользователь может подтвердить дату, нажав ОК, тогда она сохранится, или отменить ввод и скорректировать дату.
В случае, если вы выполняете работы и по договору, и без договора для одного и того же Заказчика/объекта, можно заполнить обе таблички и при переключении между ними данные будут сохраняться, аналогично они будут перенесены в новую карточку заявления/уведомления и при копировании.
После ввода ИНН заказчика ПО автоматически пытается получить данные по указанному ИНН о кратком наименовании заказчика и о его адресе из доступных реестров. На основании полученных данных ПО заполняет поле "Наименование заказчика работ". Если поле "Наименование заказчика работ" осталось пустым нужно проверить введенный ИНН, а если он корректен, значит ПО не удалось получить данные по заказчику и их нужно ввести вручную. Затем, если пользователь понимает, что "Наименование объекта" и/или "Адрес объекта" совпадают полностью или с небольшими корректировками с наименованием и адресом Заказчика, то нажав на кнопку "Заполнить объект" пользователь перенесет данные Заказчика в соответствующие поля объекта. Обязательно проверяйте и при необходимости уточняйте наименование Заказчика и его адрес, предложенные программой.
Адрес объекта заполняется ПО таким образом, чтобы адресный справочник Госуслуг распознавал 90-95% вводимых адресов, без необходимости в его запись лучше изменений не вносить. Для заказчиков ИП адрес получить не представляется возможным, поэтому ПО оперирует только ФИО ИП.

❗️ Портал Госуслуг имеет ограничение - по одному виду работ в одном уведомлении нельзя указать более 20 адресов объекта. В ПО digital.sfpe реализована проверка этого ограничения и в случае попытки внести по одному виду работ более 20 адресов при сохранении изменений ПО выдаст соответствующее сообщение и попросит скорректировать количество до 20 позиций на уведомление.

❗️ Обязательно проверяйте любые данные, полученные ПО в автоматическом режиме, и при необходимости вносите корректировки.

В разделе выбора сотрудников после нажатия кнопки "По-умолчанию" ПО проверит вид работ, по которому подается уведомление, и выделит всех тех сотрудников, у которых данный вид в настройках помечен, как вид по-умолчанию. Выбор сотрудников вручную и путем ввода их id через запятую без пробелов также остаются доступными. После выбора сотрудников по-умолчанию у пользователя остается возможность внести изменения.

❗️ Портал Госуслуг имеет ограничение - по одному виду работ в одном уведомлении нельзя указать более 20 сотрудников. В ПО digital.sfpe реализована проверка этого ограничения и в случае попытки внести по одному виду работ более 20 сотрудников при сохранении изменений ПО выдаст соответствующее сообщение и попросит скорректировать количество сотрудников до 20 на уведомление.

Поле «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)» заполняется после регистрации уведомления на портале Госуслуг регистрационным номером, полученным от МЧС в полуавтоматическом режиме (см. ниже). После заполнения этого поля и сохранения формы ранее заполненные данные в форме становятся защищенными от редактирования, это реализовано с целью обеспечения корректности ведения базы данных уведомлений. В случае, если изменение в уже отправленные и зарегистрированные в МЧС данные все-таки нужно внести, удалите на время «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)», нажмите «Сохранить», внесите правки, верните «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)» и нажмите «Сохранить».

❗️ Поля «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)» и «Номер уведомления об окончании работ (от МЧС)» в случае, если номера соответствующих заявлений внесены в базу данных, подсвечиваются фоном, напоминая, что они ждут заполнения. Наличие рег.номера от МЧС крайне важно для уведомления о начале работ, т.к. этот номер в дальнейшем участвует в уведомлении об окончании работ. Рег.номер от МЧС уведомления об окончании работ заканчивает документооборот в ПО и такие уведомления более корректно фильтруются.

В случае если какой-либо информации нет, а она требуется к заполнению, рекомендуем указывать «Нет данных». Особая ситуация с датами. Например, часто даты в проектах указываются в формате месяц и год, при этом Госуслуги требуют введения точной даты с указанием числа. Мы в таких случаях указываем последний рабочий день того месяца и года, который указан в проекте. В случае, если у нас нет сведений об аттестате проектировщика, мы указываем в реестровом номере «Нет данных», а в дате указываем текущую дату. Для автоматического заполнения полей о проекте и проектировщике в случае отсутствия данных предусмотрена кнопка «нет данных», которая в один клик заполняет соответствующие поля.
Поля дат, наравне с другими полями, позволяют операцию copy-paste, просто поставьте курсор в нужное поле и нажмите ctrl+с или ctrl+v соответственно.
В поле «Тер. орган МЧС для уведомления» выбираем регион ГУ МЧС, в который мы будем сообщать о начале/окончании работ. Варианта тут два, либо указывать регион, где зарегистрирован лицензиат, либо регион расположения объекта. К сожалению, разъяснений по данному вопросу от МЧС нет и вам придется самим решить, куда подавать сообщения.
После заполнения всех полей сохраняем новое уведомление нажатием «Создать».
Далее проверяем введенные данные, при необходимости корректируем, нажимаем «Сохранить» и «Отправить на Госуслуги». Если маленькое окошко программы было свернуто, то оно автоматически развернется.
Введите свой логин и пароль на Госуслугах, это требуется сделать один раз за сеанс пока вы не закроете приложение digital.sfpe или портал сам не прекратит вашу авторизацию, после ввода в браузере откроется начальная страница уведомления МЧС о начале/окончании работ. ПО digital.sfpe не участвует в процессе авторизации и не хранит никаких регистрационных данных пользователей.
После авторизации на портале Госуслуг вы должны оказаться на начальной странице услуги «Уведомление о выполнении работ по монтажу средств обеспечения пожарной безопасности» (страница https://www.gosuslugi.ru/609985/1/form с фото Воронова С.П.). В случае наличия черновиков, нужно нажать создать новое заявление или удалить лишние, чтобы попасть на начальную страницу услуги.
Пройдя авторизацию на портале и находясь на начальной странице госуслуги нажмите в маленьком окошке ПО кнопку «Запустить автозаполнение». ПО начнет работу.
В случае, если в полях номер заявления о начале/окончании работ или в полях регистрационный номер уведомления от МЧС уже есть какие-либо данные, процесс автозаполнения будет остановлен и выдано сообщение о возможной попытке повторной отправки одного и того же заявления. Пользователю нужно проверить введенные в карточку заявления данные, внести в них правки, сохранить изменения и запустить процесс автозаполнения заново нажатием кнопки «Запустить автозаполнение».
Если вы случайно перепутали и вошли не в тот кабинет юридического лица на Госуслугах, ПО вам сообщит об этом и прекратит автозаполнение (для этого на вкладке Панель настроек/Лицензии МЧС и ответственные должны быть прописаны ОГРН/ОГРНИП лицензиатов). Особенно актуально для ответственных, которые ведут двух и более лицензиатов МЧС в одном ПО digital.sfpe.
ПО приостановится на этапе ввода адреса работ. Потребуется проверить корректность ввода адреса, при необходимости поправить/уточнить и затем нажать кнопку ПО «Продолжить после адреса работ».
Остановка процесса заполнения форм уведомления на адресе работ требуется в связи с тем, что заполнение данных форм осуществляется с применением автоматического адресного справочника Госуслуг и не всегда этот адресный справочник корректно заполняет все поля адреса. По нашей практике корректно заполняется около 80% адресов. Это особенно важно, если адрес имеет сложную структуру с указанием строений, корпусов, номеров помещений и т.д. Важно проставлять галочку в поле «Нет квартиры», конечно же если вы не работаете в квартирном фонде. Затем заполнение форм перейдет в финальную фазу и в результате будет сформирован файл .pdf полностью заполненного уведомления. Рекомендация: до пропадания окошка с просьбой подождать пока ПО скачает данные о заявлении и pdf файл заявления не выполняйте никаких действий с ЭП, порталом и ПО.

❗️ Сформированный на портале pdf файл обязательно нужно проверить и, если все в порядке, подписать ЭП непосредственно на портале с помощью встроенного в браузер Firefox расширения.

Процесс подачи уведомления завершен.
ПО автоматически получает pdf файл заявления, копирует его в подпапку pdfs папки с ПО и создает ссылки на этот файл для быстрого доступа из ПО - с главного экрана в виде гиперссылок, а с карточек уведомлений в виде pdf иконок. Если ПО корректно работает, самостоятельно копировать и сохранять pdf файлы заявлений не нужно.

❗️ В случае, если процесс подачи на портале Госуслуг завершился формированием .pdf файла, но вы не наложили ЭП на заявление, оно остается в статусе «Черновики» и не отправляется на портал, при этом его номер попадает в базу данных ПО и для повторной отправки номер заявления нужно удалить в режиме «Разрешить редактирование». Заполнение поля «Номер заявления»

Номер заявления чаще всего в 99% случаев ПО получает автоматически по окончанию процесса автоматического заполнения и размещает в соответствующем поле базы данных. Если ПО не удалось получить номер заявления, то его нужно ввести вручную.

Заполнение поля «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)»
Через некоторое время после подачи уведомления (заявления), обычно в течение рабочего дня, но бывает и дольше, вы получите от МЧС письмо с темой «Обновлен статус вашего заявления», содержащее регистрационный номер уведомления, а заявление на портале перейдет в статус «Исполнено». Текст письма или текст с результатом обработки заявления с портала нужно скопировать и вставить в форму ПО, открывающуюся при нажатии кнопки «Внести рег. номер уведомления» на главном экране, нажать кнопку «Внести». ПО в большинстве случаев самостоятельно сопоставит полученный регистрационный номер от МЧС с заявлением (уведомлением) и внесет сведения в нужное поле базы данных. В случае, если составить номера автоматически не получится, то ПО предложит пользователю сделать это вручную. При этом нужно скопировать регистрационный номер из письма и внести в соответствующую строку базы данных в поле «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)» и нажать кнопку «Сохранить».

Уведомление об окончании работ
В форме уведомления о начале работ должно быть заполнено поле «Номер уведомления о начале работ (от МЧС)». Нужно проставить дату завершения работ в поле «Дата уведомления об окончании работ» (если не заполняли его ранее), нажать кнопки «Сохранить» и «Отправить на Госуслуги». После того, как вы окажетесь на страничке госуслуги с фото Воронова в маленьком окошке ПО нужно нажать «Начать автозаполнение». Аналогично уведомлению о начале работ от портала будет получен номер заявления (если нет, то внесите его вручную), затем, нужно, получив письмо от Госуслуг с регистрационным номером уведомления в МЧС, внести его в базу данных по кнопке «Внести рег. номер уведомления» на главном экране.
Чтобы перейти к передаче следующего уведомления, вернитесь в перечень уведомлений, заполните или выберите следующее уведомление и нажмите «Отправить на Госуслуги», продолжите согласно инструкции выше.

❗️ Если вы уже при оформлении уведомления о начале работ знаете точную дату их окончания, то рекомендуем внести дату окончания работ сразу же, тогда ПО при наступлении этой даты выведет подсказку о том, что нужно подать уведомление об окончании работ, а также выделит в списке такие уведомления.

Замечание по сбоям в работе портала Госуслуг:
К сожалению, работа портала Госуслуг иногда бывает нестабильной, не всегда можно войти на портал с первого раза, при заполнении форм выводятся ошибки типа "Что-то пошло не так". Это никак не связано с работой ПО и находится на стороне портала Госуслуг, аналогично ошибки выводятся и при ручном заполнении форм. В случае появления такой ошибки рекомендуем:
• если ошибка появилась до ввода и проверки адреса компании, вернуться с помощью кнопки портала "назад" на начало заполнения уведомления и нажать в интерфейсе ПО кнопку "Начать автозаполнение"
• в случае, если ошибка высветилась на этапе после ввода и проверки адреса работ до ввода сотрудников и/или инструментов, вернуться с помощью кнопки портала "назад" на форму заполнения адреса работ и нажать в интерфейсе ПО кнопку "Продолжить после адреса работ"
• если ошибка появилась на этапе заполнения форм ввода сотрудников или инструментов, то рекомендуем начать заполнение уведомления с начала. Нажмите «Перейти к началу заполнения» на вопрос портала хотите ли вы продолжить заполнение черновика или начать новое заполнение нажмите на новое заполнение и нажмите «Запустить автозаполнение». Черновики заявлений, которые вы не планируете отправлять, на портале нужно периодически удалять.

Редактирование уведомлений:
Поля уведомления до заполнения регистрационного номера о начале работ от МЧС доступны для редактирования, после внесения изменений нужно нажимать кнопку «Сохранить». После внесения регистрационного номера от МЧС все поля уведомления блокируются от редактирования, кроме даты окончания работ, которую нужно заполнить перед подачей уведомления об окончании работ, номера заявления об окончании работ и регистрационного номера уведомления об окончании от МЧС. В случае, если вам все-таки нужно внести какие-либо изменения в поля уже отправленного и зарегистрированного в МЧС уведомления, над таблицей есть чек-бокс «Разрешить редактирование», его выбор позволит перевести уведомление в режим редактирования, внести правки и сохранить их.

Удаление уведомлений
Функция удаления доступна для всех уведомлений, с которыми ведется работа в ПО, однако для тех данных, которые уже были отправлены на портал, мы не рекомендуем производить удаление, это может нарушить логическую целостность базы данных, рекомендуем оставлять такие записи в базе данных для истории. При необходимости для удобства их можно архивировать (скрыть).

Архивация завершенных уведомлений:
Для того, чтобы «старые», полностью завершенные уведомления не мешали работе в ПО, предусмотрена их архивация (скрытие). Под старыми понимаем записи, по которым завершены все уведомления, включая заявление и рег.номер от МЧС уведомления об окончании работ. Для этого на главном экране есть кнопка «Архивирование», нужно выбрать дату, до которой не включительно будут скрыты уведомления. К скрытым уведомлениям можно вернуться на время, используя фильтр «Показать старые/скрытые уведомления». Скрытые уведомления при необходимости можно и полноценно вернуть в работу, в окошке «Архивирование» нужно выбрать дату, от которой и до текущей будут восстановлены ранее архивированные уведомления.
Также можно архивировать/разархивировать любое уведомление нажав на кнопку рядом с его порядковым номером [-]/[+] соответственно. Вернуться к скрытым уведомлениям и восстановить из архива нужные нажатием [+] всегда можно через фильтр "Показать старые/скрытые уведомления".

Поиск и фильтрация уведомлений:
На главной странице ПО расположено поле поиска и кнопка «Фильтры». После ввода ключевого текста в это поле, ПО осуществляет поиск и фильтрацию уведомлений из общего списка по введенному контексту. Также есть возможность в форме уведомления установить галочку «Договор планируется перезаключить/пролонгировать», а на главной странице также отметив данный фильтр получить перечень помеченных уведомлений. Это удобно в случае, если у вас есть договоры, уведомления по которым вы будете с высокой вероятностью повторно/периодически отправлять. Имеются несколько фильтров для контроля статусов уведомлений - уведомление создано, но не отправлено; уведомление отправлено, но у него нет рег.номера от МЧС, по датам уведомлений и т.д. Есть фильтр для отражения скрытых записей уведомлений. Если вы ведете несколько организаций-лицензиатов в одной базе данных, для удобства работы с их уведомлениями предусмотрен фильтр по лицензии. По умолчанию уведомления в таблице на главном экране отсортированы от более новых к более старым по порядковому номеру. Путем нажатия на заголовок любой колонки можно отсортировать уведомления по убыванию/возрастанию данных, указанных в соответствующей колонке. Выбранные пользователем фильтры сохраняются до их отключения самим пользователем или до перезапуска ПО.

Резервное копирование БД
ПО в автоматическом режиме производит ежедневное копирование базы данных уведомлений в подпапку backup папки с ПО. Это позволит в случае нештатных ситуаций вернуться на состояние БД в момент предыдущего захода в ПО и минимизировать потери времени на восстановление продуктивной работы. Старые копии, сделанные более 30 дней назад, автоматически удаляются. Последние три резервные копии, даже если они созданы более 30 дней назад, сохраняются.

❗️ Для повышения надежности реализовано дополнительное резервное копирование базы данных ПО в папку по выбору пользователя на вкладке "Панель настроек/Прочее". Нажмите кнопку «Выбрать», выберите путь для сохранения дополнительной резервной копии базы данных. Для сохранения дополнительных резервных копий рекомендуем выбрать папку (в порядке убывания предпочтений):
• в сети предприятия;
• папку на другом физическом диске вашего компьютера;
• папку на другом логическом диске вашего ПК;
• другую папку на том же диске, на котором расположено ПО;
• папки, размещенные в сети интернет, в облачных сервисах и прочих местах, имеющих общий доступ, рекомендуем использовать только на свой страх и риск с соблюдением всех мер безопасности и обеспечения сохранности ваших данных.
Наличие резервной копии и дополнительной резервной копии базы данных поможет в случае сбоя не потерять базу данных с ранее введенными уведомлениями и оперативно вернуться к работе с уведомлениями.

Выбор браузера Firefox или Chrome
ПО digital.sfpe поддерживает работу в двух браузерах Mozilla Firefox (по-умолчанию) и Google Chrome. На вкладке "Панель настроек/Прочее" есть возможность выбора браузера и сохранения этой настройки. После внесения изменений нужно перезагрузить ПО.

❗️ В настоящий момент в браузере Chrome в связи с его обновлением у многих пользователей не работает расширение для работы с электронной подписью на портале Госуслуг. В связи с этим поддержка портала Госуслуг рекомендует использовать браузер Firefox. В случае обновления расширения Госуслуг для Chrome, мы об этом сообщим дополнительно и будет возможность выбрать удобный для работы браузер.

Для корректного использования другого браузера он у вас должен быть установлен, а в папке с ПО должен быть расположен соответствующий файл расширения плагина ЭП Госуслуг. Если ПО при запуске ругается, то нужно установить нужный браузер и с помощью утилиты updater.exe произвести обновление ПО digital.sfpe и после этого повторно запустить ПО. Обратно вернуться к предыдущему браузеру можно также на вкладке "Панель настроек/Прочее".

Дополнительные настройки ПО
ПО digital.sfpe предусматривает три настройки: «Автоматически заполнять наименование объекта и адрес объекта по ИНН», «Автоматически заполнять "нет данных" в проекте и проектировщике» и «Автоматически заполнять вид работ, лицензию и территориальный орган». Первые две могут понадобиться пользователям, у которых в большинстве случаев совпадают «Наименование Заказчика работ» и «Наименование объекта», юридический адрес Заказчика и «Адрес объекта», а также тем пользователям ПО digital.sfpe, кто в виду специфики выполняемых работ постоянно пользуется кнопкой "нет данных" в разделе проект и проектировщик. Третья настройка позволяет отключить включенное по умолчанию автоматическое заполнение трех полей при создании нового уведомления – вид работ первый в настраиваемом списке, лицензия и территориальный орган МЧС из предыдущего уведомления. При копировании в любом случае эти поля заполняются - данными уведомления, послужившего источником. При отключении этой настройки при создании уведомлений эти три поля нужно будет заполнить вручную. После выбора и сохранения этих настроек, данные будут заполняться автоматически, при этом эти поля всегда можно скорректировать вручную. Отключить настройки можно сняв галочку и нажав кнопку «Сохранить».

Экспорт в Excel уведомлений и настроек:
По кнопке «Экспорт в Excel», расположенной в «Панели настроек», происходит выгрузка двух файлов workers.xlsx и equipment.xlsx с данными по сотрудникам и инструментам соответственно.
По кнопке «Экспорт в Excel/Экспорт всех данных», расположенной на основном экране ПО, происходит выгрузка файла export.xlsx с данными всех уведомлений, имеющихся в базе данных ПО.
По кнопке «Экспорт в Excel/Экспорт с учетом фильтров», расположенной на основном экране ПО, происходит выгрузка файла export.xlsx с данными тех уведомлений, которые отражены на основном экране ПО с учетом примененных пользователем фильтров.

Контроль периодического подтверждения соответствия лицензионным требованиям МЧС
ПО контролирует подлежит ли ваша лицензия МЧС прохождению процедуры периодического подтверждения соответствия лицензионным требованиям в текущем году. В случае необходимости прохождения процедуры, ПО при запуске выдает сообщение-напоминание об этом не чаще чем раз в две недели. Также в разделе "Панель настроек/Лицензии МЧС и ответственные" имеется цветовая подсказка (зеленый – в текущем году нет подтверждения, желтый - есть, красный – есть, остался 1 месяц до даты подачи заявления). Когда вы прошли процедуру, нужно выставить галочку «Периодическое подтверждение в текущем году пройдено» и ПО перестанет выводить сообщения с напоминанием о необходимости прохождения процедуры в текущем году.

• Обязательно завершайте работу ПО после окончания подготовки/отправки уведомлений, не оставляйте ПО открытым постоянно, т.к. возможные отключения или гибернация компьютера могут привести к порче базы данных. Для окончания работы с ПО необходимо сохранить все выполненные изменения и нажать кнопку «Х» в правом верхнем углу маленького окошка приложения или браузера, открытого приложением.

5. Обновления и поддержка:

ПО digital.sfpe постоянно дорабатывается. Работы ведутся в направлении реализации планов разработчика, по замечаниям и предложениям пользователей ПО и, что очень важно, оперативно вносятся изменения в случае корректировки процедуры подачи уведомлений на портале Госуслуг по инициативе самого портала или ведомства. Данные о выходе новых версий рассылаются зарегистрированным пользователям в виде уведомлений в самом ПО, наиболее оперативно и полно отражаются в группе в Telegram, в сообществе ВКонтакте, а также размещаются на сайте https://digital.sfpe.ru В целом мы рекомендуем поддерживать версию ПО актуальной и обновлять ее после получения новостей об обновлении, при этом, если ваше ПО работает корректно и от разработчиков нет информации о важных обновлениях, то необязательно производить обновления часто, можно игнорировать сообщение ПО и продолжать работу в прежней версии.

При получении сообщения о наличии обновления необходимо выйти из ПО и запустить расположенную в папке с ПО утилиту updater.exe (начиная с v1.7.1 это происходит в «один клик» из окна о появившемся обновлении). Утилита сама выполнит резервное копирование базы данных, скачает обновление и установит актуальную версию ПО. После окончания обновления нужно запустить обновленное ПО (файл digitalsfpe.exe). Если в пакете обновления имеется обновление самого updater.exe, то об этом в окошке updater’a будет сообщение. В этом случае по окончании процесса обновления нужно будет скопировать из подпапки digitalsfpe_upd файл updater.exe и вставить его поверх старого файла в папке с ПО. Скачать актуальный updater.exe можно по ссылке – https://digital.sfpe.ru/download/digitalsfpe_updater.zip

Поддержка преимущественно осуществляется в Telegram группе и по e-mail support@digital.sfpe.ru с 9 до 18 Мск по рабочим дням.

Круглосуточно вы можете получить помощь в нашем чат-боте на сайте или в Telegram. Этот бот обладает искусственным интеллектом, обучен на базе знаний нашей компании и даст консультацию по организационным вопросам, технической поддержке и вопросам приобретения и продления подписок. Конечно он не знает всё-всё, но, уверены, он будет полезным помощником для получения пользователями оперативной поддержки.

6. Лицензия, подписка

Каждый пользователь ПО digital.sfpe перед ее использованием обязан ознакомиться с лицензионным договором-офертой на сайте ПО https://digital.sfpe.ru/licence.html, а также с условиями работы https://digital.sfpe.ru/termsconditions.html. Начиная использование ПО digital.sfpe, пользователь соглашается со всеми положениями оферты и принимает условия работы. ПО предоставляется по подписке. Особенности лицензирования:
• в демонстрационном режиме (без ввода регистрационного кода подписки) ПО работает только с локальной БД и отправляет на портал только тестовые уведомления;
• для впервые подключающихся лицензиатов доступны сроки подписки от 1 месяца, в дальнейшем подписка оформляется только на год и более;
• при работе с одного рабочего места с двумя и более лицензиатами в одном ПО и базе данных, необходимо оформить подписки на каждого лицензиата;
• при работе с нескольких рабочих мест (многопользовательский сетевой режим), подписку нужно оформить на каждое рабочее место;
• согласно публичной оферте, мы не предоставляем закрывающие документы на бумаге или в ЭДО.

Актуальные условия подписки указаны на сайте https://digital.sfpe.ru